“Las empresas con procesos de ventas bien definidos generan 33% más ingresos que aquellas sin estructura.”

(Harvard Business Review, 2023)

¿Parece que los vendedores están ocupados todo el día pero los resultados no se alcanzan como esperarías? seguramente has notado o escuchado en tu equipo de ventas:

• Cada vendedor tiene su propia metodología

• Cambian las metas, pero nadie les dice cómo alcanzarlas

• Cuando el trimestre termina, los resultados parecen impredecibles

• Se repite constantemente que: <Ya trajeron a alguien "más senior" y los resultados mejorarán>

• El 75% de las ventas, o más, se cierran los últimos días de tu cierre (mensual o trimestral)

Un proceso claro, además de traer más resultados, te garantiza predictibilidad y escalabilidad. Sin embargo, la mayoría de los equipos de ventas B2B carece de un proceso común o que se siga por todo el equipo... lo que genera caos, frustración y pérdida de oportunidades… Por esto te comparto un checklist simple para ordenar tu proceso comercial hoy.

Por qué seguir un proceso de ventas estandarizado

“La claridad es la base para escalar cualquier negocio. Sin un sistema claro, el crecimiento se convierte en suerte.” - Alex Hormozi

• Visibilidad sin microgestionar
  Además de que a ninguno de tus vendedores les gusta el micromanagement, y claro, es pesado hacerlo… ¡no ayuda!
  
  Si cada vendedor improvisa, tus resultados dependerán de “vendedores estrella”. Esto limita tu crecimiento y pierde su atractivo para el resto de vendedores, no hay apoyo y aumenta la rotación 🥴
  
  

• Predecir resultados
  Toma mejores decisiones que hacen sentido ¿cómo? con buenas métricas.
  
  Es clave medir, y medir bien para tomar acción ¿cómo puedes medir y mejorar lo que no está definido? McKinsey reporta que los equipos con un pipeline estructurado logran 15% más productividad y mayor precisión en sus forecast de ventas.

Señales de que tu proceso necesita orden

Si reconoces uno o más de estos síntomas, es momento de actuar:

• Tus vendedores no tienen claridad sobre los pasos a seguir
  
  

• Los clientes reciben mensajes distintos según con quién hablen
  
  

• La tasa de cierre varía drásticamente entre vendedores
  
  

• No puedes predecir con confianza si lograrás la meta trimestral o anual
  
  

• Piensas que debes microgestionar para que las cosas salgan bien
  
  

• Los vendedores con “más reuniones” no tienen más control ni mejor tasa de cierre
  
  

• El pronóstico de ventas no se cumple o varía según el equipo
  
  

• Hay oportunidades que se mueven todos los trimestres de fecha de firma para el siguiente, y el siguiente, ...
  
  

• Los vendedores distorsionan tu propuesta de valor, a veces como si cada uno hablara de un producto diferente
  
  

• Las oportunidades firmadas se concentran en la parte final de tu periodo (mensual o trimestral) y requiere de promociones o grandes descuentos

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Checklist esencial para ordenar tu proceso hoy

Sé más efectivo y consistente estandarizando tu proceso de ventas.

“Organizaciones con pipeline estructurado → +15% productividad.”

(McKinsey)

1. Etapas clave del funnel de ventas

“Un proceso de ventas bien definido no limita la creatividad; la potencia y la dirige hacia resultados predecibles.” — Mark Roberge

Consigue mejores resultados con todo el equipo de vendedores con un mapa claro y compartido del recorrido que sigue un prospecto desde el primer contacto hasta la venta cerrada y la postventa. Esto te permitirá que:

1. Todo el equipo use el mismo lenguaje y criterios
   
   

2. El avance de oportunidades sea medible y repetible
   
   

3. Cada etapa refleje el valor entregado al cliente
   
   

Esto no solo trae claridad al equipo, sino que también alinea a diversos equipos y a los tomadores de decisiones… así pueden escalar sin recurrir a la microgestión.

Proceso paso a paso

“Crear una máquina de ventas donde cada etapa construya confianza con el cliente y reduzca la incertidumbre de la decisión de compra”. - John McMahon

Entre empresas varía poco el funnel que se utiliza para dar seguimiento al pipeline de ventas. Lo ideal es que te bases en tu histórico para mapear la realidad o reflejar lo que mejor les ha funcionado de acuerdo con detalles específicos de tu producto, ticket promedio y ciclo de ventas.

Ejemplo de funnel de ventas B2B

Adquirir → Descubrir → Calificar → Evaluar → Firmar → Postventa

Recuerda que las etapas deben reflejar hitos en la decisión del cliente, no solo tareas internas de ventas.

• Adquisición: todas las fuentes para obtener y precalificar leads, que cumplen con tu perfil de cliente (ICP)
  
  

• Descubrimiento: conoces al lead y confirmas la necesidad e interés
  
  

• Calificación: se profundiza en el problema y requerimientos particulares
  
  

• Evaluación: se evalúa una propuesta de valor alineada, personalizada y se profundiza en dudas técnicas
  
  

• Firma: sin regresar al valor del producto, se determinan los detalles para formalizar una relación comercial
  
  

• Postventa: las actividades una vez que firma para que comience a usar el servicio en cuanto antes; desde onboarding, integración técnica, seguimiento de negocios y más actividades postventa

2. Criterios comprobables del funnel

Cada etapa debe tener un criterio de salida (“exit criteria”) claro y medible, evitando zonas grises donde un vendedor pueda decir:

- “Creo que el cliente está interesado”
... cuando en realidad no hay evidencia objetiva de que esté listo para avanzar.

Aclara qué condiciones debe cumplir el prospecto para que la oportunidad sea considerada en cada fase. Y para avanzar, determina cuál es la evidencia objetiva que confirme que el cliente está listo para avanzar.

“Si no puedes describir con claridad el criterio de avance, tu equipo operará bajo percepciones subjetivas, lo que lleva a proyecciones inexactas y deals trabados.” — Mark Roberge

¿QUIERES UN CHEAT-SHEET VISUAL DEL FUNNEL CON CRITERIOS?

Te comparto este ejemplo gratis de cómo se ve el funnel en una empresa de tecnología SaaS con ventas empresariales B2B.

Del lado izquierdo del funnel están los criterios de entrada que determinan que efectivamente el prospecto debe estar en la fase mencionada. Del lado derecho está el checklist de salida para determinar si es posible avanzar la oportunidad. Garantiza que el pipeline de ventas refleja la realidad.

Descarga aquí gratis el funnel B2B con criterios >>

3. Responsables por etapa

Ten claridad de los roles o equipos involucrados en cada etapa. En caso de algún bloqueo, identifícalo para asegurarte de que pueda fluir de tu lado el avance de las oportunidades.

También ayuda determinar garantías y tiempos de respuesta esperados cuando necesitas el input de alguien diferente a los vendedores. El objetivo de este paso es evitar ambigüedad que genere retrasos.

4. Métricas mínimas por etapa

Cada etapa necesita un indicador clave (KPI) para:

• medir progreso

• medir efectividad

• detectar cuellos de botella

Equipos con métricas claras cierran 28% más oportunidades, según el Salesforce State of Sales Report.

Por ejemplo, algunos indicadores que ayudan a establecer metas:

• Prospección: meta de # 10 leads calificados por semana (que pasan a Descubrimiento)

• Calificación: conseguir 40% de prospectos que evalúan Propuesta

• Clientes: convertir en clientes a más del 30% de las oportunidades

5. Primer dashboard

En lugar de perseguir reportes o tener interminables conversaciones con cada vendedor, un dashboard bien diseñado te da visibilidad en tiempo real sobre las métricas que realmente importan. Te dará visibilidad, también puedes hacer visible el proceso y las métricas al resto del equipo.

De inicio, intenta responder tres preguntas clave:

1. ¿estamos generando suficientes oportunidades de calidad? (top of the funnel)

2. ¿estamos avanzando deals a buen ritmo y con la tasa de conversión esperada? (middle of the funnel)

3. ¿estamos cerrando y reteniendo clientes de forma predecible? (bottom of the funnel)

“La verdadera función de un dashboard es “convertir datos en conversaciones de coaching, no en discusiones de control” - John McMahon

Consolida datos de forma sencilla en Google Sheets, Google Data Studio o directo en tu CRM, Salesforce, HubSpot, etc.

La base para escalar sin caos

Estandarizar tu proceso de ventas no es solo una tarea operativa:

-> es lo primero que debes hacer para escalar tu empresa SaaS creciendo consistentemente.

La meta no es encontrar a un vendedor héroe 🦸‍♀️ que salve la empresa o involucrarte tanto que todas las ventas dependen de ti 👀 o de que tú vendas más, ¡no!... crea un sistema donde tu equipo alcance su máximo potencial sin depender de micromanagement o de la suerte🍀.

“No copies, adapta. El mejor proceso es el que refleja la realidad de tu negocio.” — Chris Voss

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